Información legal
Política de privacidad
Última actualización: 26 de septiembre de 2026.
1. Responsable del tratamiento
El titular de DecaSimple, disponible en https://decasimple.com, es:
- Nombre y apellidos: Jose Manuel Dominguez Garcia.
- NIF: 53347477N.
- Domicilio: Calle Dionisio Ortiz, 22, 41807 Espartinas.
- Contacto en materia de privacidad: soporte@decasimple.com.
Los usuarios registrados también pueden contactar a través del sistema de tickets del área de usuario. Para ejercer derechos de protección de datos no es necesario disponer de una cuenta activa.
Tratamos los datos personales conforme al Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD), y a la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
2. A quién se aplica esta política
Esta política explica el tratamiento de los datos de quienes visitan la web, crean una cuenta, contratan una suscripción, utilizan la plataforma como empleados o usuarios autorizados de una empresa, contactan con nosotros o reciben documentos enviados mediante DecaSimple.
DecaSimple permite crear, conservar, consultar y enviar documentos electrónicos de control administrativo del transporte de mercancías por carretera, denominados DeCA.
Datos de la relación con DecaSimple
Jose Manuel Dominguez Garcia actúa como responsable de los tratamientos necesarios para gestionar la relación con sus clientes y usuarios, la facturación, la atención de consultas y la seguridad de su servicio.
Datos incluidos en los documentos y gestionados por las empresas clientes
Cuando una empresa introduce datos personales de terceros para generar documentos o utilizar las funciones de gestión documental, determina la finalidad de ese tratamiento y actúa como responsable, o como encargado de otro responsable cuando corresponda. DecaSimple trata esos datos por cuenta de la empresa y conforme a sus instrucciones, como encargado o subencargado.
Esta relación debe quedar regulada mediante el correspondiente contrato de encargo del tratamiento. La presente política informa a las personas interesadas y no sustituye dicho contrato.
La empresa cliente debe contar con una base jurídica para introducir y comunicar datos de terceros y facilitarles la información que corresponda. Debe limitar los datos a los necesarios para la finalidad del documento o del servicio.
3. Qué datos tratamos y de dónde proceden
| Categoría | Datos y procedencia |
|---|---|
| Registro y usuarios autorizados | Nombre y dirección de correo electrónico facilitados por el propio usuario o por la empresa que le da de alta, junto con la información de acceso y vinculación a su cuenta empresarial. |
| Facturación | Nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal facilitados para emitir facturas, además de los datos necesarios de la suscripción y de las operaciones de cobro. |
| Pagos | Referencias y estado de las operaciones, importes e información de la suscripción. Los datos del medio de pago se introducen en los componentes de Stripe integrados en la plataforma. |
| Soporte y contacto | Identificación y email del remitente, contenido de las consultas y de los tickets, y los datos que facilite para resolverlos. |
| Documentos DeCA | Datos introducidos por las empresas clientes: identificación, NIF y domicilio del cargador contractual; identificación y NIF del transportista efectivo; origen y destino, datos de la mercancía, fecha del transporte, matrículas, autorización especial cuando proceda y observaciones. Estos datos pueden identificar a personas físicas, especialmente autónomos. |
| Envío de documentos | Dirección de correo del destinatario indicada por el cliente y datos necesarios para tramitar el envío y gestionar su entrega o los errores de entrega. |
| Acceso y seguridad | Datos técnicos necesarios para gestionar las conexiones y proteger el servicio, como dirección IP, fecha y hora, información del navegador y registros de incidencias. |
Los campos necesarios para registrarse, prestar una función o emitir una factura se identifican en los formularios. Si no se facilitan, no podremos completar la gestión correspondiente.
Cuando una empresa crea un usuario para un empleado, los datos identificativos y de vinculación empresarial proceden de esa empresa. Los datos de destinatarios y de personas que figuran en los documentos proceden del cliente que los incorpora.
4. Para qué utilizamos los datos y con qué base jurídica
| Finalidad | Base jurídica |
|---|---|
| Crear y mantener la cuenta, prestar las funciones contratadas y gestionar la suscripción | Ejecución del contrato o aplicación de medidas precontractuales cuando la persona interesada es parte de él, conforme al artículo 6.1.b del RGPD. |
| Gestionar la relación con representantes y personas de contacto de empresas y facilitar sus accesos autorizados | Interés legítimo en mantener la relación profesional y prestar el servicio a la empresa, conforme al artículo 6.1.f del RGPD, limitado a los datos necesarios para esa relación. Las operaciones realizadas por cuenta de la empresa se sujetan además al encargo correspondiente. |
| Emitir facturas y atender obligaciones fiscales, contables y requerimientos legalmente exigibles | Cumplimiento de obligaciones legales, conforme al artículo 6.1.c del RGPD. |
| Resolver consultas, solicitudes previas a la contratación y tickets de soporte | Medidas precontractuales o ejecución del contrato; para consultas generales y contactos empresariales, interés legítimo en atender la solicitud recibida. |
| Enviar avisos de cuenta, seguridad, pagos, cambios relevantes y cierre | Ejecución del servicio, cumplimiento de obligaciones legales o interés legítimo en mantener informados a sus usuarios, según la naturaleza del aviso. |
| Prevenir accesos no autorizados, investigar incidencias y proteger el servicio | Interés legítimo en garantizar la seguridad de los sistemas y de los datos y, cuando corresponda, cumplimiento de obligaciones legales. |
| Atender derechos de protección de datos y gestionar reclamaciones | Cumplimiento de obligaciones legales e interés legítimo en formular, ejercer o defender reclamaciones. |
Los intereses legítimos indicados se aplican teniendo en cuenta la necesidad del tratamiento y los derechos de las personas afectadas. Puedes oponerte en los términos explicados en el apartado 10.
La creación, conservación y comunicación de documentos por cuenta de los clientes se realiza bajo sus instrucciones y con la base jurídica que les corresponda determinar, incluida, cuando proceda, su obligación de documentar y conservar los transportes.
DecaSimple no envía newsletters ni promociones. Los correos se destinan al funcionamiento del servicio y a los envíos solicitados por los clientes. No utilizamos los documentos de los clientes para publicidad ni entrenamiento de inteligencia artificial.
5. Quién puede acceder a los datos
El acceso se limita al personal autorizado y a los proveedores que lo necesitan para realizar sus funciones, así como a los destinatarios determinados por los clientes o por una obligación legal.
| Proveedor o destinatario | Función |
|---|---|
| Arsys | Alojamiento de la plataforma en un servidor privado situado en Europa y alojamiento del buzón de soporte. |
| Amazon Web Services: Amazon S3 | Almacenamiento de las copias de seguridad en la región de España. |
| Amazon Web Services: Amazon SES | Envío de correos electrónicos utilizando la región de España. |
| Contasimple | Emisión y conservación de facturas con los datos fiscales de cada empresa y el periodo de servicio. |
| Stripe | Gestión de pagos y suscripciones, seguridad de las operaciones y prevención del fraude. |
| Usuarios autorizados de la empresa cliente | Acceso a los datos y documentos según los permisos que les atribuya la empresa. |
| Destinatarios indicados por el cliente y personas habilitadas para consultar el DeCA | Recepción o descarga de los documentos, según las instrucciones del cliente y el sistema descrito en el apartado 6. |
| Administraciones, órganos judiciales y autoridades competentes | Acceso o comunicación cuando exista una obligación legal, incluido el control del transporte. |
Los proveedores que actúan como encargados deben tratar los datos conforme al contrato aplicable. Stripe puede actuar como encargado o como responsable independiente en determinadas actividades, como el cumplimiento de sus obligaciones legales. Puedes consultar su política de privacidad.
6. Acceso a documentos mediante enlaces y códigos QR
Cada DeCA dispone de un enlace HTTPS único con un token aleatorio difícil de adivinar. El código QR permite acceder a ese enlace para descargar directamente el PDF sin iniciar sesión, conforme a las características exigidas para el control del transporte.
Quien disponga del enlace o del QR puede descargar el documento mientras esté activo. Por ello, deben compartirse únicamente con los destinatarios y las personas habilitadas para acceder a él. Su comunicación a otras personas permite que estas accedan al contenido.
El enlace y el QR permanecen activos mientras la empresa siga abierta. Tras su eliminación, conservamos el PDF y el enlace durante un año desde la finalización indicada del transporte o su emisión, la fecha posterior. Se revocan los accesos a la aplicación y al portal del transportista; quien tenga el enlace podrá descargar el PDF durante ese plazo.
La desactivación del enlace no elimina las copias que hayan descargado legítimamente los destinatarios, cuyas obligaciones de conservación y tratamiento les corresponden.
7. Ubicación y transferencias internacionales
El servidor privado de Arsys se encuentra en Europa. Las copias de seguridad de Amazon S3 y el envío mediante Amazon SES se configuran en la región de España.
La región de alojamiento no excluye que determinados proveedores internacionales realicen tratamientos adicionales o accesos desde otros países. Stripe informa de tratamientos internacionales, incluidos Estados Unidos e India. Las comunicaciones por correo también pueden implicar proveedores y destinos situados en otros países, según el destinatario elegido.
Cuando un tratamiento implique una transferencia fuera del Espacio Económico Europeo, deberá contar con el mecanismo aplicable del RGPD, como una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo acompañadas de las medidas que correspondan. La ubicación en Europa no se interpreta por sí sola como garantía de que todo tratamiento se realiza dentro del Espacio Económico Europeo.
Puedes solicitar información sobre las garantías aplicables o una copia de ellas escribiendo a soporte@decasimple.com. También puedes consultar la información de AWS sobre el RGPD y la política de privacidad de Stripe.
8. Cuánto tiempo conservamos los datos
Cuenta abierta, con o sin suscripción
La cancelación de la suscripción impide crear nuevos documentos, pero no cierra la cuenta. El cliente conserva el acceso a sus datos y puede consultar y descargar los documentos existentes.
Mientras la cuenta permanezca abierta, conservamos los datos necesarios para mantenerla y los documentos como archivo documental solicitado por el cliente. El transcurso de un año no provoca su eliminación automática.
La normativa de transporte exige a los sujetos obligados conservar los documentos durante al menos un año. Para los avisos de conservación de DecaSimple se utiliza como criterio un año desde la finalización del transporte, sin perjuicio de otros plazos que puedan corresponder al cliente.
Cierre definitivo de la cuenta empresarial
El titular o administrador autorizado puede solicitar la eliminación desde Datos de empresa o desde Mi perfil para toda la cuenta. También puede contactar con soporte. El proceso es el siguiente:
- Se confirma la solicitud y se abre un plazo de 30 días para descargar los documentos o cancelar el cierre. Se cancela la renovación de la suscripción.
- Antes de confirmar el cierre se ofrece una descarga conjunta y se informa de que el cliente debe conservar fuera de DecaSimple los documentos que siga obligado a mantener. El cliente confirma que los ha descargado o que dispone de otra copia.
- Durante el plazo de cierre permanece disponible la consulta y descarga de los datos.
- Al finalizar los 30 días y cualquier periodo pagado vigente se eliminan de los sistemas activos la cuenta empresarial, los accesos de empleados asociados a ella y sus documentos, salvo los PDF DECA durante el plazo indicado y las facturas durante seis años desde su emisión. Los QR conservan la vigencia indicada.
- Las copias de seguridad que todavía contengan datos eliminados se suprimen por rotación en un máximo de 30 días adicionales.
El cierre de la cuenta no extingue las obligaciones de conservación del cargador o del transportista. No es necesario mantener la cuenta abierta si conservan una copia válida por sus propios medios.
Este procedimiento de cierre no limita el ejercicio de los derechos de protección de datos ni sustituye la valoración individual de una solicitud de supresión.
Copias de seguridad
Cada copia se conserva durante 30 días. Los datos pendientes de desaparecer de las copias quedan fuera del uso ordinario y solo pueden recuperarse para necesidades de restauración y continuidad. Si se restaura una copia, se vuelven a aplicar las eliminaciones ya solicitadas.
Facturación, soporte y responsabilidades
Las facturas archivadas se conservan durante seis años desde su emisión. Conservamos un identificador criptográfico del NIF para impedir repetir el alta y la prueba gratuita mientras exista esta política, sin mantener el NIF en claro en el registro de altas eliminadas. Los datos necesarios para atender reclamaciones se conservan durante los plazos de prescripción correspondientes y, si existe un procedimiento, hasta su resolución cuando proceda.
Las consultas y los tickets se conservan durante su tramitación y mientras sean necesarios para atender la relación de servicio o acreditar su resolución. Los registros técnicos se conservan durante el tiempo necesario para gestionar la seguridad y las incidencias; aquellos vinculados a una investigación pueden mantenerse mientras resulte necesario para resolverla o atender responsabilidades.
Cuando proceda la supresión con bloqueo conforme a la normativa española, los datos quedan reservados para atender las responsabilidades legalmente previstas. Al finalizar esos plazos se eliminan.
9. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo del tratamiento, con acceso limitado a las personas autorizadas, conexiones seguras, gestión de permisos y copias de seguridad.
Las empresas deben gestionar los permisos de sus empleados y comunicar la retirada de accesos que ya no sean necesarios. Los usuarios deben proteger sus credenciales y comunicar cualquier indicio de acceso no autorizado a soporte@decasimple.com.
10. Tus derechos
Puedes solicitar el acceso a tus datos, su rectificación o supresión, la limitación del tratamiento, la portabilidad cuando sea aplicable y oponerte a tratamientos basados en el interés legítimo. Si algún tratamiento se basa en el consentimiento, puedes retirarlo sin afectar a la licitud del tratamiento anterior.
Dirige tu solicitud a soporte@decasimple.com o al domicilio indicado en el apartado 1, indicando qué derecho deseas ejercer. Solo solicitaremos información adicional para comprobar tu identidad cuando resulte necesario.
Responderemos, con carácter general, en el plazo de un mes desde la recepción. Cuando legalmente proceda una ampliación por la complejidad o el número de solicitudes, te informaremos dentro del primer mes de sus motivos.
Si tu solicitud se refiere a datos contenidos en documentos gestionados por una empresa cliente, puedes dirigirte a esa empresa. Si la recibimos nosotros, la trasladaremos al responsable que corresponda y le prestaremos la asistencia debida.
También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, especialmente si consideras que no se han atendido tus derechos.
11. Decisiones automatizadas y cookies
DecaSimple no adopta decisiones exclusivamente automatizadas con efectos jurídicos o similares significativos sobre sus usuarios. Stripe puede realizar evaluaciones automatizadas de riesgo para proteger los pagos, según su propia información de privacidad.
La web utiliza tecnologías de sesión, seguridad y pago. No utiliza cookies de analítica ni publicidad. Encontrarás el detalle en la política de cookies.
12. Cambios en esta política
Actualizaremos esta política cuando cambien los tratamientos o los requisitos aplicables. La fecha de actualización figura al inicio. Comunicaremos los cambios relevantes por los medios adecuados y solicitaremos consentimiento previo si fuera necesario para un nuevo tratamiento.